Thực ra nói kiểm soát thời gian ở đây cũng là chưa được chính xác hoàn toàn, vì thời gian là một tài nguyên vô giá, chúng ta không thể nào yêu cầu thời gian trôi nhanh lên hay chậm lại được. Nhưng bạn hành xử ra sao với mỗi phút giây trôi qua và làm cách nào để tận dụng tối đa thời gian chính là vấn đề mà nội dung bài viết này mình chia sẻ!
Chia nhỏ công việc bạn cần làm
Chia nhỏ công việc và theo dõi dựa trên tiến độ. Một công việc to lớn luôn bao gồm những mảnh ghép nho nhỏ, hãy tách một chiếc ôtô ra thành 100 mảnh ghép. Công việc của bạn đơn giản chỉ là tách các mảnh ghép đó và hoàn tất từng mảnh ghép rồi lắp chúng lại với nhau thành một chiếc xe hoàn chỉnh. Nhớ rằng: luôn theo dõi tiến độ hoàn thành các mảnh ghép. Việc chia nhỏ còn có tác dụng giúp mình làm việc nhanh hơn vì 2 lý do: thứ nhất là độ phứt tạp của nó không quá lớn như công việc ban đầu, thứ hai là nó không làm ta choáng vì khối lượng quá lớn.
Cắt giảm thời gian dùng công nghệ
Ngày nay khi mà cuộc sống của chúng ta bị bủa vậy bởi công nghệ, khiến cho cuộc sống của một bộ phân đông đảo của chúng ta trở nên bị lên thuộc vào các sản phẩm công nghệ như Smartphone. Một ngày thiếu internet đối với nhiều người giống như là thiếu khí thở vậy.
Ở đây mình không phủ nhận mặt tích cực mà công nghệ mang lại, điều đáng nói là phần lớn thời gian chúng ta sử dụng công nghệ để làm những việc tiêu phí thời gian mà không mang lại hiệu quả như tán gẫu, lướt facebook mặc dù cũng chẳng để làm gì cả, chỉ như một thói quen.
Chính những thói quen ấy đang giết chết quỹ thời gian của chúng ta một cách vô ích. Vì vậy lời khuyên của mình dành cho các bạn là hãy hạn chế đến mức tối đa khoảng thời gian dùng facebook, zalo … Khi không cần thiết và dùng những quỹ thời gian đó làm những việc có ích hơn như đọc một cuốn sách, học tiếng anh. Hay đơn giản là tham gia một khóa học nào đó để trau dồi kĩ năng hay tập tành kinh doanh chẳng hạn … Nói chung đừng để thời gian trôi qua mà bạn không làm được việc gì!
Tập thói quen lập kế hoạch
Sở dĩ các bạn cảm thấy mình có quá nhiều việc để làm, thành ra là đang làm việc này lại cứ vội vội vàng vàng hoặc làm nửa chừng nhảy qua việc khác nhưng rốt cuộc việc nào cũng dở dang. Lý do đơn giản thôi, bạn không có một lịch làm việc cụ thể, có nghĩa là lên list công việc các bạn cần làm trong một ngày để các bạn có thể yên tâm mà tập trung làm việc, không phải lo lắng. Khi bạn có một cuốn lịch ngày, tháng, năm thì nó giống như một cái la bàn, một người sếp của bạn vậy. Nó sẽ hướng dẫn cho bạn rằng bạn nên làm gì và bạn phải chịu trách nhiệm với người sếp này. Do đó cuốn sổ tay kế hoạch hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng là điều tối quan trọng bạn cần phải có, nếu không thì bạn sẽ bị rối tung lên vì mớ công việc không rõ ràng…
Tận dụng những lúc ngồi trên xe, lúc rảnh rỗi
Ở đất nước Israel hay Nhật Bản. Họ thường có thói quen mang theo 1 cuốn sách bên mình và lấy nó ra đọc khi đang chờ chờ đợi hay đi trên xe bus, Đó cũng là một trong số các nguyên nhân khiến 2 quốc gia này trở nên giàu có và thịnh vượng dù bị chiến tranh tàn phá.
Còn các bạn lúc đợi xe bus, hay ngồi trên xe bạn thường làm gì? Mình thấy nhiều bạn thường lấy điện thoại ra lướt web, hay nghe nhạc, đó đã trở thói quen của các bạn trẻ nước ta. Các bạn đừng xem thường khoảng thời gian ngắn như vậy nhé. Mình sẽ làm một phép tính để bạn thấy: Mỗi ngày thời gian chờ đợi cho các thứ của bạn mình cho là mất 30 phút= 0,5 giờ, một năm là 365 ngày tức là bạn mất 365*0,5=182,5 giờ. Đủ thời gian để bạn đọc 25 cuốn sách. 1 năm thời gian các bạn lãng phí để chời đợi thì người ta đã học được một lượng kiến thức khổng lồ rồi đấy. Họ hơn chúng ta chỉ là vì họ biết tận dụng tối đa thời gian rảnh thôi.
Quản lý tốt thời gian rảnh của bạn chính là một trong những cách kiểm soát thời gian đấy.
Tập thói quen ưu tiên cho công việc quan trọng
Chúng ta thường có một thói quen sử dụng thời gian theo kiểu:
-Việc gấp làm trước việc quan trọng.
-Việc gì dễ làm trước khó để sau.
– Việc gì thích làm trước không thích làm sau.
– Việc gì đến trước làm trước.
– Chờ đến hạn cuối cùng mới làm.
– Việc nhỏ làm trước.
Đó cũng chính là lý do vì sao chúng ta thường không đủ thời gian để làm những việc mà lẽ ra ta cần làm. Một ngày bạn chỉ có 24h để thực hiện các công việc nên bạn cần chú ý học cách nói “không” với những điều không quan trọng hoặc có thể phá vỡ những kế hoạch mà bạn đã đề ra. Ví dụ tối nay bạn gái bạn rủ đi chơi, nhưng bạn cũng có kế hoạch học thuộc 5 câu giao tiếp tiếng anh tối nay ( chẳng hạn) thì bạn sẽ chọn thực hiện công việc nào? Rõ ràng là bạn có thể chọn đi chơi với bạn gái, còn tiếng anh thì mai học cũng được, chẳng sao.
Hoặc bạn có thể chọn ở nhà học tiếng anh và hẹn bạn gái vào một dịp khác đúng không nào? Vậy làm sao để quyết định đây? Hồi còn đi học đại học mình may mắn là được một người thầy dạy cho mình cách để quyết định xem mình nên ưu tiên cho việc nào? Theo đó thì thứ tự ưu tiên như sau:
1. Việc quan trọng và cần thiết.
2. Việc quan trọng nhưng không cần thiết.
3. Việc cần thiết nhưng không quan trọng.
4. Việc không cần thiết và cũng không quan trọng.
Quay trở lại ví dụ trên, để ra quyết định nhanh chóng bạn chỉ cần đặt câu hỏi: việc nào quan trọng hơn? Rồi tiếp theo đến câu hỏi. Việc nào cần thiết hơn? (nếu câu trả lời nhận được từ câu số 1 là như nhau) là bạn sẽ có được quyết định chỉ sau 30s. Sau khi ra quyết định thì hãy tự tin vào quyết định của mình và tập trung làm nó bạn nhé! Vì phân tâm thì bạn sẽ làm việc không hiệu quả đâu.
Tập thói quen thức dậy sớm
Đây là công việc có lẽ dễ làm nhất trong 10 công việc mình đã liệt kê ra trên đây, các bạn biết không, những người thành công thường có thói quen thức dậy rất sớm. Các CEO nổi tiếng thường bắt đầu một ngày mới của mình từ lức 3h-6h sáng.
Ngoài những lợi ích đối với vấn đề sức khỏe thì dậy sớm còn giúp chúng ta có thêm thời gian để làm việc, thật tuyệt vời biết bao khi ngày mới của bạn bắt đầu từ lức 5h sáng thay vì 6h như thói quen thường ngày của bạn. Đó là khoảng thời gian của riêng bạn, không có ai quấy rầy, mỗi ngày bạn thức dậy sớm trước 1h đồng hồ so với người khác đồng nghĩa với 1 tuần bạn có thêm 7h đồng hồ nhiều hơn người khác, chẳng khác nào 1 tuần của bạn có 8 ngày cả.
Ngoài ra khoảng thời gian sáng sớm cũng là khoảng thời gian đầu óc bạn tỉnh táo nhất, lúc này nếu bạn đọc một cuốn sách thì bạn cũng sẽ nhớ lâu hơn, hiệu quả làm việc trong ngày cũng tăng lên đáng kể. Vì vậy nếu bạn không chịu thức dậy sẵn sàng cho ngày mới sẽ bỏ lỡ rất nhiều cơ hội quý giá.
Làm khác đám đông
Điều này ở đây có nghĩa là, buổi sáng thay vì bạn đi làm vào lúc 6h30 (là giờ mọi người đổ nhau đi làm) thì các bạn có thể đi làm vào lúc 6h hoặc 7h để tránh giờ cao điểm kẹt xe. Như vậy bạn đã tiết kiệm được một khoảng thời gian không hề nhỏ. Các bạn nên cố gắng tránh những khung giờ mà mọi người đều đổ xô đi làm một việc nào đó, ví dụ như đi chợ, tại sao ta phải cứ đi chợ vào ngày thứ 7, chủ nhật để phải xếp hàng. Bạn có thể đi vào khung giờ khác nếu có thể. Tránh những gì đó mà đám đông người ta đang làm để mình có thể tiết kiệm tối đa thời gian .
Vượt qua sự trì hoãn
Sự trì hoãn nghĩa là hoãn lại công việc đáng lẽ phải hoàn thành trước tiên. Mặc dù nhiều người không thừa nhận điều này, nhưng quả thực nếu họ làm việc đúng giờ hơn, họ sẽ thu được nhiều hơn. Với nhiều người, việc “tạm gác” công việc sau này làm là một thói quen hơn là một …Sở thích. Sở dĩ bạn trì hoãn công việc là vì công việc chưa đến thời hạn cuối, hay không có sẵn nguồn lực cần thiết… Nhưng chung quy lại nó chỉ mang lại cho bạn sự kém hiệu quả trong công việc, cũng như thời gian bị trôi qua một cách vô nghĩa. Vì vậy muốn quản lí thời gian tốt, bạn nhất định phải học cách vượt qua sự trì hoãn.
Luyện tập thói quen ghi chép
Việc ghi chép giúp bạn thấy được rõ ràng bạn đã dùng thời gian như thế nào? Và từ đó tìm ra cách và thời điểm nào làm công việc gì là hợp lý nhất. Ghi chép giúp bạn nhớ được những việc bạn cần làm và nhiệm vụ của bạn lúc này là tập trung vào làm việc đó một cách tốt nhất.
Sau một thời gian khi bạn có thói quen ghi chép những công việc mình đã làm bạn chợt nhận ra rằng mình đã lãng phí một khoảng thời gian vô cùng lớn để làm những việc không đâu. Nếu bạn biết đến quy luật 80/20 thì bạn cũng sẽ biết được rằng 80% hiệu quả công việc đến từ 20 % thời gian bạn làm công việc đó. Nghĩa là thật ra bạn chỉ cần khoảng 20% thời gian bạn dùng để làm công việc đó thì bạn đã hoàn thành 80% khối lượng công việc rồi, số còn lại là thời gian bạn lãng phí. Khi ghi chép thì bạn sẽ nhận ra điều bất cập này và từ đó có giải pháp điều chỉnh lại sao cho phù hợp.
Có sự cam kết với công việc
Quản lý thời gian luôn đặt ra vấn đề: liệu bạn có kịp tiến độ, hãy tự tạo ra một cuộc đua với chính chiếc đồng hồ của bạn. Hãy luôn đặt câu hỏi, làm thế nào để được tốt hơn? Phải có một cam kết riêng dành cho mình mỗi khi bạn không hoàn thành tiến độ công việc đặt ra. Mức thưởng phạt sẽ là gì? Rõ ràng và cụ thể. Đừng tự cho mình cái quyền được dễ dãi với bản thân bạn nhé!
Có thể bạn thích:
