Top 5 Công cụ làm việc online hiệu quả nhất hiện nay bạn không nên bỏ qua

Công cụ đầu tiên TopChuan.com muốn giới thiệu đến các bạn là một công cụ rất quen thuộc đối với những bạn trẻ, những công ty hay doanh nghiệp chuyên hoạt động trên nền tảng online thường sử dụng đó là Google Docs – công cụ này đã trở thành công cụ tối ưu để các cá nhân cùng nhau tạo ra các tài liệu, các bản thảo chất lượng trực tuyến nhưng công cụ này cũng hoạt động một cách tuyệt vời cho các mục đích không liên quan đến việc biên soạn tài liệu. Với Google Docs, nhóm của bạn có thể làm việc cùng một lúc trên bảng tính, bản trình bày, biểu mẫu và hơn thế nữa. Sử dụng các bình luận, bạn có thể để lại một ghi chú trên sản phẩm người khác để yêu cầu thay đổi hoặc để lại cho chính bạn một ghi chú cho lần sau. 

Một phần của Google Docs là Google Drive, công cụ cho phép nhóm của bạn thiết lập hệ thống lưu trữ tệp của riêng mình. Với 15 GB dung lượng trống, bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi lưu trữ mọi thứ ở một vị trí trung tâm duy nhất. Đây là một hệ thống tốt hơn nhiều so với gửi email tài liệu qua lại hoặc cố gắng sử dụng ổ đĩa flash. Nếu bộ tính năng mặc định mà Drive cung cấp không đủ cho bạn, một loạt ứng dụng khác có thể cung cấp giải pháp để bù trừ như các ứng dụng chú thích giúp tăng hiệu quả trong công tác. Với Google Docs, nhu cầu lưu trữ và tạo tài liệu của nhóm của bạn sẽ được bảo đảm.

THÔNG TIN CHI TIẾT:

• Website: https://docs.google.com/
• iOS: https://apps.apple.com/us/app/google-docs-sync-edit-share/id842842640
  
• Android: 

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.docs.editors.docs&hl=vi

Slack được biết đến là một công cụ giao tiếp nhóm tất-cả-trong-một, cung cấp một nơi cho những cuộc nói chuyện thân thiện, các cuộc thảo luận quan trọng, chia sẻ tệp,… Bằng cách phân chia các chủ đề giao tiếp trong kênh, các thành viên trong nhóm của bạn có thể tham gia để lấy những thông tin họ cần và bỏ qua những chủ đề mà họ không quan tâm. Bạn có thể nhắn tin trực tiếp cho bất kỳ thành viên trong nhóm hoặc tạo các nhóm riêng tư cho các cuộc trò chuyện bên lề. Slack cho phép bạn chia sẻ bất kỳ tệp nào và có tất cả các chức năng tích hợp hữu ích để tự động hóa quy trình làm việc của bạn.

Slack giúp đồng bộ giao tiếp của người dùng trên các nền tảng khác nhau  như Windows, Mac, Linux, Android, iOS Với khả năng thông báo cực kì tốt, bạn có thể yêu cầu Slack thông báo mọi tin nhắn tới, nhưng cũng có thể yêu cầu  Slack chỉ thông báo khi có ai đó nhắn trực tiếp cho bạn hoặc khi người khác đề cập đến tên bạn (bằng cách dùng dấu @, giống như tag trên Facebook vậy), đồng thời nó còn hỗ trợ rất nhiều hệ điều hành phổ biến, linh hoạt. Gửi các tệp tin cũng được thực hiện một cách dễ dàng, nhưng tính năng tuyệt vời của Slack có lẽ là nó có thể giúp lưu lại các đoạn tin nhắn và tạo ra một cơ sở dữ liệu về các chủ đề mà đã thảo luận. Do đó, bạn sẽ không cần phải lo lắng về việc mất dữ liệu. Ứng dụng này không giới hạn số lượng thành viên  nhưng giới hạn bạn với 10 tích hợp và 10.000 tin nhắn gần nhất, điều này đủ tốt với các nhóm nhỏ. Với Slack, nhóm của bạn có một trung tâm dành cho mọi hình thức giao tiếp.

THÔNG TIN CHI TIẾT:

• Website: https://slack.com/intl/en-vn
• Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.Slack&hl=vi
• iOS: https://apps.apple.com/us/app/slack/id618783545

Tiếp theo đó là một cái tên cũng đáng chú ý trong danh sách đó là OneNote, đây là một ứng dụng ghi chú hoàn toàn miễn phí trên mọi nền tảng, OneNote cung cấp cho nhóm của bạn một nơi để tạo sổ ghi chép và điền chúng với các bản vẽ, bảng, liên kết và bất kỳ nội dung nào khác bạn có thể nghĩ tới. Tạo một sổ ghi chép có thể chia sẻ được trở nên dễ dàng và  mọi người có thể thêm các phần và các trang của riêng họ. 

Những khả năng ứng dụng này tạo ra là rất nhiều: Với OneNote, bạn có thể tạo wiki nhóm,  giám sát liên tục việc quản lý dự án và theo dõi các ghi chú và ý tưởng bất cứ khi nào chúng phát sinh. Nếu bạn thích, bạn thậm chí có thể sử dụng OneNote như một bảng trắng ảo, cho phép mọi người vẽ và gõ văn bản cùng nhau. Với OneNote, nhu cầu ghi chú, quản lý ý tưởng và các hoạt động brainstorm của nhóm được  đáp ứng đầy đủ.

THÔNG TIN CHI TIẾT:

• Website: https://www.onenote.com
• Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.onenote&hl=vi
• iOS: https://apps.apple.com/us/app/microsoft-onenote/id410395246

Khép lại danh sách cũng là một cái tên được đông đảo những ai làm việc online đều biết đến mà bạn cũng không nên bỏ qua là Asana – công cụ hỗ trợ quản lý dự án khá đối kháng giản và tiện dụng với giao diện đối kháng giản, thân mật với người sử dụng. Ngoài những tính năng vượt trội và vô cùng phong phú, Asana cũng giúp người sử dụng có thể quản lý công việc  theo tên dự án, deadline hoàn thành, trình tự diễn ra… và trên hết có thể kết nối các thành viên trong nhóm thực hiện dự án với nhau trong môi trường làm việc chuyên nghiệp nhưng vẫn đảm bảo tính tương tác chặt chẽ.

Asana giúp theo dõi dự án một cách rất tiện lợi mà không cần phải gửi mail thường xuyên, tiết kiệm được khá nhiều thời gian, do đó sẽ nâng cao năng suất công việc. Bên cạnh đó làm việc với calendar còn giúp việc theo dõi và giám sát tiến độ công việc rất dễ dàng và nhanh chóng.Đây là công cụ miễn phí cho các nhóm từ 15 người trở xuống với giao diện tuyệt vời có hỗ trợ các ứng dụng trên iPhone, iPad và Android giúp người dùng sử dụng danh sách một cách thông minh hơn và có thể sắp xếp thứ tự các dự án khác nhau. Ngoài ra, Asana còn cho phép người sử dụng theo dõi tiến độ công việc thêm vào những comment, file đính kèm, ghi chú, inbox … một cách hết sức linh hoạt để có thể cập nhật và kiểm soát tính hiệu quả của công việc một cách tiện lợi nhất.

THÔNG TIN CHI TIẾT:

• Website: https://asana.com
• Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.asana.app&hl=vi
• iOS: https://apps.apple.com/us/app/asana-organize-tasks-work/id489969512

Nhắc đến các công cụ làm việc online hiệu quả thì không thể bỏ qua cái tên Trello – 1 trong những những công cụ quản lý dự án nổi tiếng nhất trên toàn cầu. Đây là hệ thống dựa trên thẻ và bảng của nó để giúp bạn ghi các danh sách việc cần làm, mục tiêu và bất kỳ loại nhiệm vụ nào khác mà nhóm của bạn muốn hoàn thành. Ngoài công dụng quản lý dự án, bạn còn có thể dùng Trello với rất nhiều những mục đích khác như quản lý quỹ của nhóm bạn, quản lý sách bạn đọc,… nữa đấy.

Trello không hề phức tạp và nó giúp quản lý công việc thông qua một loạt những tính năng và Trello cũng rất linh hoạt có thể hỗ trợ cho bạn quản lý theo cách bạn muốn và dùng cho nhiều thứ khác nhau như là quản lý các công việc cá nhân hay quản lý một dự án lớn. Mặc dù Trello có gói Business Class (50$/tháng/công ty) tuy nhiên phiên bản free vẫn rất đầy đủ và thoải mái để sử dụng cho tất cả những nhu cầu thông thường. Điều đó cực kỳ quan trọng  vì giá trị đem lại cho bạn cực lớn và có thể sử dụng thoải mái mà không phải lo lắng về chi phí. Nói chung nếu cần một công cụ miễn phí, dễ sử dụng và hiệu quả để quản lý công việc của bản thân của team hoặc của công ty thì Trello là lựa chọn tốt nhất hiện nay

THÔNG TIN CHI TIẾT:

• Website: https://trello.com/vi
• Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&hl=vi
• iOS: https://apps.apple.com/us/app/trello-organize-anything/id461504587