Email là phương tiện liên lạc thông dụng và hữu hiệu nhất trong kinh doanh thời hiện đại. Chúng ta thực hiện email để trao đổi thông tin, báo cáo, điều hành, bán hàng, khiếu nại và hàng tỷ việc khác. Do đó, việc thực hiện email một cách hữu hiệu là tác dụng phải có đối với tất cả các nhân viên văn phòng thời hiện đại.
Trình bày nội dung rõ ràng, cụ thể
Hãy cố gắng sắp xếp và trình bày những nội dung mình mong muốn theo thứ tự một cách rõ ràng, cụ thể đưa ra những thông tin có can hệ và backlinks chặt chẽ. Ví dụ, có rất nhiều email gửi đến tôi nhờ tôi kiểm tra thử chương trình mới đưa ra nhưng lại không đính kèm link dẫn đến chương trình đó. Con người luôn bận rộn và không có thời gian. Vì vậy hãy cố gắng làm cho nó dễ dàng được tiếp nhận hơn.
Tối ưu hóa câu chủ đề
Câu chủ đề là tạo tuyệt hảo đầu tiên đập vào mắt người đọc. Nó sẽ quyết định xem người ta có mong muốn đọc nó hay không, đọc trước hay đọc sau, đọc kỹ hay là đọc sơ lược. Viết một câu chủ đề thật sự có ý nghĩa, tóm gọn được nội dung, thông điệp mà bạn mong muốn gửi.
Độ dài của email vừa phải
Việc viết một email quá dài dòng nhưng gần như không diễn tả hết ý là một điều hết sức sai lầm. Khi nhận một email như thế, tôi cá rằng bạn sẽ cảm thấy rất ngán ngẩm và không mong muốn đọc nó. Hãy cố gắng viết một email ngắn gọn, súc tích và đầy đủ nội dung chính cần trình bày. Điều này sẽ giúp người đọc dễ dàng chú ý trọng tâm, giải quyết nhanh gọn và phản hồi cho bạn.
Quản lý email chặt chẽ
Điều này thể hiện sự tôn trọng và tự tôn trọng mình. Nếu bạn không thể kiểm soát tốt email của mình, chắc chắn các bạn sẽ không thể đòi hỏi người khác trả lời kịp thời như mình mong muốn muốn. Khi gửi thư đi, hãy kiểm tra xem có sai sót gì không và nó đã chắc đến tay người đọc. Cũng như bạn hãy cố gắng trả lời nhanh, tích cực những email của người khác. Đó là cách giúp họ tôn trọng bạn và sẽ làm điều tương tự với bạn.
Đừng gửi email ngay lập tức
Nếu bạn chuẩn bị gửi một email quan trọng thì việc nên làm là đừng bao giờ ấn “send” ngay lập tức. Hãy dành một ít thời gian để đọc qua nó một vài lượt. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện ra những lỗi sai, hay thiếu sót trước khi đến với người đọc và khiến họ khó chịu.
Có thể bạn thích:
